PENGAWASAN ( CONTROLLING )

1.     KONSEP DASAR FUNGSI PENGAWASAN

Fungsi pengawasan pada dasar nya merupakan proses untuk dilakukan untuk memastikan agar apa yang telah di rencanakan berjalan sebagai mana mestinya. Termasuk ke dalam fungsi pengawasan adalah identifikasi berbagai faktor untuk menghambat sebuah kegiatan dan yang pengambilan tindakan koreksi yang diperlukan agar tujuan organisasi dapat tetap tercapai.

2.     BEBERAPA PENGERTIAN DARI PENGAWASAN

Schermehorn mendefinisikan pengawasan sebagai proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah di tetapkan tersebut.

Menurut stoner,freeman dan gilbert dimana menurut merekacontrol adalahthe processof ensuring that actval activies comfrom the planned activities.jadi pengawasan adalahproses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksanasesuai dengan apa yang telah direncanakan.

3.     TUJUAN DARI FUNGSI PENGAWASAN

Griffin 2000 menjelaskan bahwaterdapat empat tujuan dari fungsi pengawasan. Keempat tujuan tersebut adalah:

·        Adaptasi lingkungan

·        Meminimumkan kegagalan

·        Antisipasikompleksitas organisasi

4.     LANGKAH-LANGKAH DALAM PROSES PENGAWASAN

Apa saja langkah-langkah yang dilakukan dalam fungsi pengawasan?

Sebagaimana diterangkan sebagai berikut:

-         penetapan standar dan metode penilaian kinerja.

-         penilaian kinerja.

-         penilaian apakah kinerja memenuhi standar ataukah tidak.

-         pengambilan tindakan koreksi.

5.     BEBERAPA GEJALA YANG MEMERLUKAN PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN

Diantara beberapa gejala yang biasanya menunjukan perlu adanya atau pengawasan dan pengendalian perusahaan sebagaiman diterangkan oleh kreitner (1992) adalah sebagai berikut:

·        Terjadi penurunan pendapatan atau profit,namun tidak begitu jelas faktor penyebabnya.

·        Penurunan kualitas pelayanan (teridentifikasi dari adanya keluhan pelanggan).

·        Ketidakpuasan pegawai (teridentifikasi dari adanya keluhan pegawai,produktivitas kerja yang menurun dan sebagainya).

·        Berkurangnya kas perusahaan.

·        Banyaknya pegawai/pekerja yang menganggur.

·        Tidak terorganisasinyasetiap pekerja yang baik.

·        Biaya yang melebihi anggaran.

·        Adanya penghamburan dan inefiensi.

6.     FUNGSI PENGAWASAN DALAM PRAKTIK DIBAGI MENJADI 3:

·        Pengawasan berdasarkan proses kegiatan.

·        Pengawasan internal dan eksternal.

·        Pengawasan bedasarkanfungsi oprasionaldalam manajemen.

7.     MEMPERTAHANKAN FUNGSI PENGAWASAN.

Secara garis besar desscer (2004) mengemukakan bahwa terdapat dua pendekatan dalam mempertahankan fungsi pengawasan (MAINTAINING CONTROLLINGFUCTION). Kedua pendekatan tersebut terdiri dari system pengawasan tradisional (tradisional control system),dan system pengawasan yang berdasarkan komitmen (commitment based control system).

·        System pengawasan tradisional adalah upaya/sestem untuk mempertahankan fungsipengawasan melalui prosedur dari kegiatan yang melibatkanpenentuan standar dari berbagai upaya untuk mencapai standar tersebut.

Terdapat 3 pendekatan dalam system pengawasan tradisional yaitu pengawasan diagnostic (diagnostic control).

·        System pengawasan yang berdasarkan komitmen.

Sehubungan dengan hal tersebut,fungsi pengawasan yang berdasarkan komitmen mendasarkan system pengawasankepada kesadaran dari setiap individu/pekerja akan apa yang terbaik yang seharusnya ditunjukan oleh mereka dalam setiap pekerjaan yang mereka lakukan.pengawasan lebih ditekan oleh faktor internal dari setiap individu pekerja.

8.     SECARA UMUM, langkah-langkah yang dilakukan dalam fungsi pengawasan terdiri dari penetapan standar dari metode penilaian kinerja,membandingkan antara kinerja dengan standar dari pengambilan tindakan koreksi.

9.     SECARA PRAKTIK, fungsi pengawasan dan pengendalian dapat dibagi 3 dari segi prosesnya yaitu :

·        Pengawasan dari awal kegiatan (FEEDFORWARD CONTROLLING).

·        Pengawasan disaat proses kegiatan berlangsung (CONCURRENT CONTROLLING)

·        Pengawasan diakhir kegiatan (FEEDBUCK CONTROLLING) selain itu dalam kegiatan perusahaan pengawasan perlu dilakukan dibagian SDM,INFORMASI,KEUANGAN,pemasaran hingga dibagian produksi.